市民のための公文書管理やはり条例が必要!

2016年12月12日 11時34分 | カテゴリー: 活動報告

12月議会の一般質問では、公文書管理について問いました。豊洲市場問題では内部資料をきちんと残していないことが大きな問題でした。市民がなんでこうなっているのだろうと思った時、どんな状況分析をしていたか、どんな選択肢を選んだのか、それはなぜか?誰がどのような議論をしたのか?どういった人の意見を聞いたのか?等決定プロセスを知りたくなります。そのために情報公開条例があり請求ができるわけですが、情報公開請求をしたくとも請求対象となる文書が存在しないことや、文書の質や量が十分ではないということが判明したといえます。

この間、2002年~03年に試行した小学校全11校の給食調理室での石けん洗浄事業に対して分析、検討した政策判断資料を求めましたが、データ資料は残っているにもかかわらずありませんでした。学校給食現場での石けん政策の分岐点と私は考えるのですが、以来、何人もの課長、担当職員の方が変わる中で、その試行が〝だったと聞いている”と試行に立ち戻るのにもかかわらず不確定な言い回しで、石けん使用は難しいという対応が続いてきました。拠り所になる文書がないためです。文書を作成したが破棄したのか、文書作成しなかったのか、あるいは検討されなかったのか、全く不明です。

見えてきたのは、座間市現状の文書管理規程では、①文書の作成義務が規定されていない。②作成文書・保存期間等が各課にゆだねられている、管理規程に保存期間ごとの文書分類が挙げられていない、ということです。市民にはわかりにくいものになっています。文書作成については相模原市(相模原市は県内唯一条例を制定しています)、厚木市が指針を持ち作成すべき文書を規定しています。厚木に指針には、なぜ作成しないか、“文書不存在理由の明確化”も定めていることも例示し、文書作成規定の策定を提案しました。しかし、答弁では、文書作成規定については審議会については要綱で作成を規定しているが、他は文書主義に基づいているとのことで作成する必要はないとのことでした。また、保存期間ごとの文書分類の記載がないことについては、規程や規則で定めている大和市や海老名市では文書を挙げて規定していることから、本市の規程にも盛り込むことを提案しましたが、現状を変える必要ないとのことでした。

市の認識を変えていくには、公文書は市民との共有財産と定めた公文書管理法に基づいた条例をつくることが必要であると思いを強くしました。今後も提案していきます。